Umfragen und der Datenschutz

Umfragetools erfreuen sich wachsender Beliebtheit, um Meinungen oder Feedback von Mitarbeitenden, Kunden oder anderen Zielgruppen einzuholen. Die effiziente und kostengünstige Möglichkeit, Daten zu sammeln und auszuwerten, birgt jedoch auch die Gefahr, mit datenschutzrechtlichen Vorschriften in Konflikt zu geraten. In diesem Newsletter erfahren Sie, was Sie bei der Nutzung von Umfragetools aus Sicht des Datenschutzes beachten sollten.

Das Internet als Umfragemedium

SurveyMonkey, Google Forms oder MS Forms – Umfragetools sind beliebt. Ihre Zahl lässt sich nur schätzen, dürfte aber in die Tausende gehen. Ihr Ziel ist immer das gleiche. Aus den Antworten der Umfrageteilnehmer sollen datenbasierte Entscheidungen oder Meinungsbilder abgeleitet werden.

Die Vorteile für Unternehmen liegen auf der Hand. Daten können auf kostengünstige Weise in kurzer Zeit erhoben werden. Durch die Verteilung im Internet oder per E-Mail können riesige Teilnehmergruppen in kurzer Zeit erreicht werden. Die Umfragen selbst können auch von technisch weniger bewanderten Mitarbeitenden in kürzester Zeit erstellt werden. Und auch die Auswertung der Antworten ist mittels übersichtlicher Dashboards mit bunten Diagrammen kein Problem. Dank KI-gestützter Systeme sind die Ergebnisse noch weitaus präziser analysierbar als jemals zuvor.

Transparenz, Anonymität und Datenschutz

Auch wenn diese Vorteile überzeugen, ist auf der anderen Seite der datenschutzrechtliche Aspekt zu bedenken. Hinreichend ehrliche Antworten dürfen nur dann erwartet werden, wenn die Anonymität der Teilnehmenden gewahrt bleibt. Insbesondere im innerbetrieblichen Umfeld hat dies eine übergeordnete Bedeutung. Wenn eine Mitarbeiterumfrage als anonym angepriesen wurde, das eingesetzte Tool jedoch mit jeder Antwort auch die E-Mailadresse des Mitarbeitenden liefert, kann dies zu ernsthaften Konsequenzen führen – für beide Seiten.

Screenshot aus Google Forms, der zeigt, dass anonyme Umfragen in Google schwer zu realisieren sind

Beispiel: Google Forms

Google Forms ermöglicht den Aufbau umfangreicher Umfragen, die dann an die entsprechenden Empfänger versendet werden können.

Es lässt aber auch drei mögliche Optionen zu, wie mit den E-Mailadressen der Teilnehmenden zu verfahren ist: „Nicht speichern“, „Verifiziert“ und „Teilnehmereingabe“.
Nur im ersten Fall wird die E-Mailadresse bei der Antwort nicht übertragen. Bei den beiden anderen Optionen können die Antworten nicht ohne Angabe der E-Mailadresse gesendet werden.

Soziale Medien

Eine besondere Bedeutung haben Umfragen in sozialen Medien wie Facebook und X. Hier können die Nutzer selbst Umfragen anlegen, veröffentlichen und teilen. Innerhalb von Gruppen werden oft Umfragen durchgeführt, um Meinungsbilder der Gruppenmitglieder einzuholen.

Was im ersten Augenblick als recht nützliche Funktion erscheint, wirft eine wichtige Frage auf: Nutzer sind in der Regel auf den Plattformen angemeldet. Werden Antworten und Nutzerprofile zusammengeführt?

Ein Blick in die Datenschutzrichtlinie von Facebook schließt dies zumindest nicht aus. Dort findet sich unter „Welche Informationen erheben wir?“ der Hinweis

„Die Arten von Inhalten, einschließlich Werbeanzeigen, die du dir ansiehst bzw. mit denen du interagierst, und wie du mit ihnen interagierst“

Tatsächlich wird bei der Erstellung einer Umfrage auf Facebook keine Option angeboten, die eine Anonymisierung vorsieht. Auch ist öffentlich einsehbar, wer geantwortet hat und welche Antwort die entsprechende Person gegeben hat. Sowohl für die Plattform selbst als auch für den Urheber der Umfrage ist es also möglich, die Antworten mit weiteren Daten zu verknüpfen. Profile über politische, sozio-ökonomische oder sonstige Einstellungen und Umstände sind somit mit wenig Aufwand zu realisieren.

Empfehlungen

Online-Umfragen sind für viele Unternehmen eine effiziente Möglichkeit, schnelles Feedback von Kunden und Interessenten einzuholen. Dennoch sind bei der Auswahl des richtigen Tools einige wichtige Punkte zu beachten.

Speicherung der Daten innerhalb der EU
Viele Anbieter von Umfrage-Tools haben ihren Sitz nicht in der EU. Und häufig werden auch Daten, die von diesen Tools erhoben werden, auf Servern außerhalb des EU-Raumes gespeichert. Informieren Sie sich im Vorfeld, welche Lösungen DS-GVO-konform einsetzbar sind.
Zustimmung der Teilnehmenden
Bei innerbetrieblichen Umfragen stellt sich diese Frage eher selten. Versenden Sie Umfragen per E-Mail, gilt hier der gleiche Grundsatz wie für Newsletter & Co.. Sie müssen vor dem Versenden der Umfragen die Zustimmung der Empfänger einholen.
Anonymität und Transparenz
Gestalten Sie Ihre Umfragen so, dass eine Bearbeitung anonym möglich ist. Sie sichern sich damit nicht nur das Vertrauen der Teilnehmenden, sondern erhalten wahrscheinlich auch ehrlichere Antworten. Das gilt insbesondere für Umfragen innerhalb Ihres Unternehmens. Machen Sie in jedem Falle auch deutlich, welche Daten erhoben werden und für welchen Zweck.
Technische und organisatorische Datensicherheit
Vor allem bei der Entscheidung für eine eigene Lösung ist dieser Punkt entscheidend. Betreiben Sie ein Umfrage-Tool in Ihrer eigenen IT-Infrastruktur oder in einem Rechenzentrum, müssen Sie dafür sorgen, dass die Daten ausreichend gegen unbefugten Zugriff geschützt sind. Die Security-Expert:innen der @-yet beraten Sie hier gern.

Umfragen: Mehrwert und Schutz persönlicher Daten

Umfragen sind nicht nur ein beliebtes, sondern auch ein effizientes Mittel der Marktforschung und Unternehmensführung. Sie haben gesehen: Sie können dieses Mittel selbst nutzbringend einsetzen, wenn Sie ein paar grundlegende Regeln beachten.

Wenn Sie sich nicht sicher sind oder eine Empfehlung zu einer speziellen Lösung benötigen, sprechen Sie uns an. Unser Datenschutz-Team ist Ihnen jederzeit behilflich, die für Sie passende datenschutzkonforme Lösung zu finden.